各区、县、局（产业）工会工作委员会：
一、申请代扣保费的条件
（一）参保单位应在征得退休职工同意后再办理申请代扣款手续；
（二）申请代扣保费单位的参保人数必须达到退休职工总数的 80% 以上并达到 50 人以上；
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三、代扣保费的实施时间及注意事项
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（二）凡需要代扣保费的参保单位必须根据上年度起保日（即今年应续保日），提前作好准备并严格掌握以下时间节点，以便及时办理代扣款手续，保证按时续保。
1 、凡去年起保日期在 1 日－ 9 日的单位，必须在应续保日期之前一个月，且最迟应在该月养老金发放日前 5 天（遇节假日应再提前相应的天数）办妥代扣款手续。
2 、凡去年起保日期在 10 日— 25 日之间的单位，则分别按以下二种情况办理代扣款手续：
① 养老金发放日在起保日前 5 天以上，最迟必须在当月养老金发放日前 5 天 ( 遇节假日应再提前相应的天数 ) 办妥代扣款手续；
② 养老金发放日在起保日之前 5 天内及起保日之后，必须在应续保日之前一个月，且最迟应在该月的养老金发放日前 5 天（遇节假日应再提前相应的天数）办妥代扣款手续。
3 、凡去年参保日期在 26 日－ 30 日的单位，必须在应续保当月养老金发放日前 5 天办妥代扣款手续。（若养老金发放日在 20 日以后的单位须在应续保日之前一个月，且最迟在该月的养老金发放日前 5 天办妥代扣款手续）。
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（四）参保单位应按上述规定时间及时办理代扣款手续，一般不能先由单位垫付保费再申请代扣款，请参保单位谅解、配合。
四、申请代扣款的操作程序及注意事项
（一）参保单位凭社保中心打印的近期“各基数和变更情况汇总表”复印件、单位介绍信，并带上新的电脑盘片到缴纳社会保险费所在区的区总工会服务处（地址见附页“服务处一览表”）拷贝本单位退休职工在上海银行、市邮政储汇局和农业银行的个人养老金帐户信息盘片。盘片的字段必须满足以下八项内容：单位名称、单位社会保险登记码、姓名、退休证号、个人社保登记码、身份证号、个人存折帐号、养老金发放日。
（二）若一个参保单位有两个或多个社会保险登记码，应分别按一个社保登记码拷一张盘片。
（三）以下几类退休职工不在拷贝的盘片信息之内，参保单位应分别向他们收取现金：
1 、当年 2 月份及之后退休的人员；
2 、在上海银行、邮政储汇局、农业银行和工商银行之外的其他银行领取养老金的人员；
3 、当年 1 月份已转换到其它银行领取养老金的人员（ 1 月份之后转换到其它银行的人员虽在盘片信息内但扣不到款，到时也应收取现金）；
4 、由街道代领养老金后送上门的人员；
5 、居住在外地由邮局寄养老金的人员。
（四）参 保单位在拷贝盘片后必须对盘片信息进行以下处理：将不参保的退休职工名单删除，然后在盘片外壳上写明单位名称和参保编码。对盘片信息进行处理时应注意：不能改变原来文件的格式，要原样保存原来文本文件的格式并保持上下对齐。（为了方便参保单位核准参保人员名单，本会在拷盘的盘片内把其它银行领取养老金人员和由街道代领养老金送上门的人员名单另外建立了一个文件名为“其它银行 QT.TXT 的文件”请注意：该文件内的名单仅提供给参保单位向名单上人员收取现金之用，并不是代扣款名单！ ）
（五）拷贝的盘片中的文件名分别为：
1 、三个代扣款人员名单文件（新增工商银行代扣款文件名： GH.TXT ）
邮政储汇局： YZ.TXT 上海银行： SH.TXT 农业银行： NH.TXT
2 、应收取现金参保人员名单文件：其它银行 QT.TXT
（六）拷盘之后请按以下要求操作：
1 、拷贝的盘片中的代扣款文件系文本文件，拿回去后，只能在“记事本”的应用程序中打开 ( 千万不要用其他办公自动化的应用软件如 EXCEL 、 WORD 打开！），方法：“开始”→“程序”→“附件”→“记事本”，然后打开 A 盘中的某一文件。（或用其它文本编辑器软件，如 Editplus2 来打开 ）
2 、打开后将不要求扣款人员的整条记录删除。总人数较多的单位，可用“记事本”中的“查找”命令来找到该人，然后删除该人的整条信息。
3 、修改过程中只能做删除整条信息的操作，千万不要改动姓名、身份证号、银行帐号等各个字段。
4 、完成对不要求扣款人员的记录删除后，要保存退出。同时不要修改文件名和文件类型。
5 、打开盘片 QT.TXT 文件后，可看到需收取现金人员的退休证号、姓名、身份证号等有关信息，如需打印可选“文件”→“打印”，即可将名单打印出来。
（七）完成以上操作后，请复制一张备份盘片并在到本会办理代扣款申请时，将复制的备份盘片带在身边，以便万一发生盘片打不开现象时可利用备份盘片，保证及时办理代扣款申请手续。
（八）到本会办理代扣款申请时，应带齐以下材料： 1 、填写完整的“代扣款申请表”； 2 、委托代扣款的代扣款人员名单盘片； 3 、单位全体参保人员名单盘片及两份打印名册； 4 、本次参保的“投保单”； 5 、去年参保的“投保单” ； 6 、仍在保障期内的“在职职工住院保障计划”投保单原件； 7 、社保中心打印的“各基数和变更情况汇总表”复印件。
五、办理参保手续的操作程序及注意事项
本会收到参保单位递交的全部必备材料后，帮助参保单位委托上海银行、邮政储汇局和农业银行代扣保费。扣款完成后，参保单位应按以下规定之一再次到市职保会办理 参保 手续：
（一）参保单位应在扣款日之后三天起到续保宽限期之前到本会来办理参保手续，超过续保宽限期办理参保手续要重新执行 30 天免责期。
（二）若因某种原因致使整个单位代扣款未成功，本会电话通知参保单位，参保单位应先垫付保费并在应续保日之前到本会来办理参保手续及提供代扣款返回单位的正确名称、开户银行及帐号。本会在下月再代扣一次并把代扣款划入应返回的单位帐户上。代扣款单位与返回单位必须一致，如单位不一致，返回单位须带更改的证明。
（三）若有部分人代扣款未成功或同时在多家银行代扣款而其中一家代扣款未成功，本会电话通知参保单位，参保单位应先垫付这部分人的保费并在应续保日之前到本会来办理参保手续。代扣款未成功人员达 50 人以上，本会可在下月再代扣一次并把代扣款划到应返回的单位帐户上；代扣款未成功人员在 50 人以下，参保单位应自行向退休职工本人收取垫付的保费。
（四）办理参保手续时参保单位必须同时支付不能代扣款对象的保费和代扣款未成功人员的保费。（代扣款未成功人员的名单，本会在办理参保手续时会交给参保单位。）
（五）若参保单位只委托代扣部分保费，则其余部分的保费必须在办理参保手续时缴到本会或在此之前汇到本会帐户。
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（七）提前办理参保手续在起保日之前身故的退休职工，参保单位可凭户籍证明到本会退还保费 ( 起保日之后身故的退休职工不能退保 ) 。
（八）为了向参保单位提供更多的方便，参保单位可在代扣款实施期间提前办理代扣款手续和相应的续保手续。
参保单位应注意： 办 理申请代扣款手续后，必须按以上规定再到本会来办理参保手续、且最迟不能超过应续保日起 10 天宽限期 ( 包括应续保日当天 ) 。
本会帐户： 上海市职工保障互助会退休职工医保专户
帐 号： 316023-00008023554
开户银行： 上海银行人民广场支行
二○○五年三月三日
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